AIA G702 y G703: cómo facturar una obra grande sin frenar el pago

Cuando la obra crece, la forma de facturar cambia. El contrato comercial, el general contractor grande y el organismo público casi siempre exigen el estándar AIA de facturación: los formularios G702 y G703. Quien sabe completarlos factura a tiempo. Quien no sabe, pierde el contrato o se queda con el pago frenado.

El AIA billing es el estándar creado por el American Institute of Architects para solicitar el pago de una obra. Dos formularios van juntos: el G702 resume, el G703 detalla.

Qué son el G702 y el G703

G702	La portada. Muestra el valor total del contrato, lo que ya se pagó, el retainage y cuánto se está solicitando ahora.
G703	El detalle. Divide la obra en líneas, cada una con el valor previsto, lo que ya se hizo, lo hecho en el período y el material almacenado.

Schedule of Values: la base de todo

El G703 nace del Schedule of Values, que es la obra dividida en líneas de servicio, cada una con su valor. La suma de todas las líneas es el valor del contrato. Este mapa es el que justifica cada solicitud de pago. Un schedule bien hecho es lo que hace que la facturación fluya.

Retainage: el dinero que queda retenido

El retainage es la porción de cada pago que el cliente retiene hasta que la obra termina. Suele ser del 5% al 10% del trabajo concluido y del material almacenado. En el AIA, lo aplicas línea por línea en el G703 y lo totalizas en la Línea 5 del G702, que separa 5a, el trabajo concluido, y 5b, el material almacenado.

El apretón de manos matemático ocurre en la Línea 4 del G702: el total concluido y almacenado a la fecha debe coincidir exactamente con el total de la columna G del G703. Si no coincide, la aplicación es rechazada.

Los detalles que casi nadie cuenta

El material almacenado cuenta. Puedes facturar material comprado y guardado para la obra, incluso antes de instalarlo, si el contrato lo permite. Esto mejora tu flujo de caja.
El orden del Schedule of Values importa. Distribuir bien el valor entre las etapas ayuda al flujo de caja al inicio de la obra. Hazlo con criterio: el valor debe reflejar trabajo real, si no se convierte en un problema en la auditoría.
Notarización cuando el contrato lo pide. Muchos G702 deben ser notarizados. Olvidarlo es una causa común de retraso administrativo.
Adjunta siempre el G703. El G702 solo no se sostiene. Sin el detalle del G703, la factura vuelve.

Los errores que frenan el pago

Número que no cuadra. Si el G703 no coincide con el G702, rechazo inmediato.
Retainage equivocado. Aplicado fuera del porcentaje del contrato, vuelve para corrección.
Falta de firma o notarización. Detalle pequeño, retraso grande.
Schedule vago. Una línea demasiado genérica da margen para que el cliente cuestione cada solicitud.

Los formularios y las reglas pueden variar según el contrato y el estado. Confirma lo que tu contrato exige antes de enviar la primera aplicación.

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