AIA G702 y G703: cómo facturar una obra grande sin trabar el pago
El estándar de cobro que exigen los GCs y los organismos públicos. Cómo completarlo, dónde están los detalles ocultos y por qué la cuenta debe cuadrar hasta el centavo.
Cuando la obra crece, la forma de cobrar cambia. El contrato comercial, el general contractor grande y el organismo público casi siempre exigen el estándar AIA de cobro: los formularios G702 y G703. Quien sabe completarlos factura a tiempo. Quien no sabe, pierde el contrato o se queda con el pago trabado.
El AIA billing es el estándar creado por el American Institute of Architects para solicitar pagos en una obra. Dos formularios van juntos: el G702 resume, el G703 detalla.
Qué son el G702 y el G703
| G702 | La portada. Muestra el valor total del contrato, lo que ya se pagó, el retainage y cuánto se está solicitando ahora. |
| G703 | El detalle. Divide la obra en líneas, cada una con el valor previsto, lo que ya se hizo, lo hecho en el período y el material almacenado. |
Schedule of Values: la base de todo
El G703 nace del Schedule of Values, que es la obra dividida en líneas de servicio, cada una con su valor. La suma de todas las líneas es el valor del contrato. Es ese mapa el que justifica cada solicitud de pago. Un schedule bien hecho es lo que hace que el cobro fluya.
Retainage: el dinero que queda retenido
El retainage es la parte de cada pago que el cliente retiene hasta que termina la obra. Suele ser de 5% a 10% del trabajo concluido y del material almacenado. En el AIA, usted lo aplica línea por línea en el G703 y lo totaliza en la Línea 5 del G702, que separa 5a, el trabajo concluido, y 5b, el material almacenado.
El apretón de manos matemático ocurre en la Línea 4 del G702: el total concluido y almacenado a la fecha debe coincidir exactamente con el total de la columna G del G703. Si no coincide, la solicitud es rechazada.
Los detalles que casi nadie cuenta
- El material almacenado cuenta. Usted puede facturar material comprado y guardado para la obra, incluso antes de instalarlo, si el contrato lo permite. Eso mejora su flujo de caja.
- El orden del Schedule of Values importa. Distribuir bien el valor entre las etapas ayuda al flujo de caja al inicio de la obra. Hágalo con criterio: el valor debe reflejar trabajo real, de lo contrario se convierte en un problema en la auditoría.
- Notarización cuando el contrato lo pide. Muchos G702 deben ser notarizados. Olvidarlo es un motivo común de retraso administrativo.
- Adjunte siempre el G703. El G702 solo no se sostiene. Sin el detalle del G703, el cobro se devuelve.
Los errores que traban el pago
- Números que no cuadran. Si el G703 no coincide con el G702, el rechazo es inmediato.
- Retainage incorrecto. Si se aplica fuera del porcentaje del contrato, vuelve para corrección.
- Falta de firma o notarización. Detalle pequeño, retraso grande.
- Schedule vago. Una línea demasiado genérica le da margen al cliente para cuestionar cada solicitud.
Los formularios y las reglas pueden variar según el contrato y el estado. Confirme lo que exige su contrato antes de enviar la primera solicitud.
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Fundadora de FourRise Consulting. Empresaria con experiencia directa en el sector de la construcción en los Estados Unidos y creadora del Método F.O.U.R.