Contratar como W2 o 1099 cambia impuestos, costo y riesgo. Y ITIN, EIN y SSN no son lo mismo. Entiéndelo antes de que el error se convierta en multa.
Por Miriam Matos · FourRise ConsultingHay palabras que deciden tu negocio y pasan desapercibidas. W2, 1099, ITIN, EIN. Muchos contractors confunden estos términos, y el error no se queda solo en la conversación: aparece en la cuenta de impuestos, en el costo de la mano de obra y en el riesgo de recibir una multa.
No es el nombre que escribes en el papel lo que decide si alguien es empleado o contratado. Es la relación de trabajo real. El IRS mira los hechos, no la etiqueta.
| SSN | Identifica a la persona física. Para ciudadanos y residentes. |
| ITIN | Para quienes no tienen derecho a un SSN, para declarar impuestos y abrir un negocio. No autoriza a trabajar. |
| EIN | Identifica a la empresa ante el IRS. No necesitas SSN ni ITIN para conseguir uno. |
Ambos son formas de pagar a quien trabaja para ti, pero funcionan de una manera muy diferente:
| Punto | W2 · empleado | 1099 · contratado |
|---|---|---|
| Impuestos | La empresa retiene y recauda. Paga la mitad de FICA, 7,65%. | El contratado paga su propio impuesto, el self-employment de 15,3%. |
| Control | Tú defines el horario, la herramienta y cómo se hace el trabajo. | Él decide cómo lo ejecuta. Tú contratas el resultado. |
| Costo extra | Workers comp, unemployment y beneficios entran en la cuenta. | Sin esos cargos directos, pero con más riesgo de clasificación. |
| Documento | Formulario W2 al final del año. | W9 al principio, 1099-NEC al final del año. |
El IRS usa tres frentes para saber si alguien es empleado o contratado: control sobre el comportamiento, es decir quién manda en cómo se hace el trabajo; control financiero, quién paga la herramienta y el material y cómo se acuerda el pago; y el tipo de relación, si es permanente, tiene beneficios y es el core del negocio. Llamar 1099 a quien trabaja como empleado no te protege.
No es teórico. Cuando se detecta la clasificación equivocada, la cuenta suma impuestos atrasados, multa, intereses y costo jurídico. Los promedios van de US$10 mil a más de US$100 mil por trabajador mal clasificado. Y la construcción está entre los sectores que el Department of Labor mira con más atención.
Esto es orientación general, no es asesoramiento fiscal. Antes de definir cómo contratar, confirma tu situación con un contador o abogado. Las reglas y los valores cambian y varían según el estado.
Clasificar bien, recaudar el impuesto correcto y no recibir multas es trabajo de contador. La contabilidad gerencial de Nexus se encarga de la nómina, el impuesto y la clasificación para que te enfoques en la obra con seguridad.
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