Contratar como W2 ou 1099 muda imposto, custo e risco. E ITIN, EIN e SSN não são a mesma coisa. Entenda antes que o erro vire multa.
Por Miriam Matos · FourRise ConsultingTem palavra que decide o seu negócio e passa batido. W2, 1099, ITIN, EIN. Muito contractor usa esses termos trocados, e o erro não fica só na conversa: ele aparece na conta do imposto, no custo da mão de obra e no risco de levar uma multa.
Não é o nome que você escreve no papel que decide se alguém é funcionário ou contratado. É a relação de trabalho real. O IRS olha para os fatos, não para o rótulo.
| SSN | Identifica a pessoa física. Para cidadãos e residentes. |
| ITIN | Para quem não tem direito a SSN declarar imposto e abrir negócio. Não autoriza trabalho. |
| EIN | Identifica a empresa perante o IRS. Você não precisa de SSN nem ITIN para conseguir um. |
Os dois são formas de pagar quem trabalha para você, mas funcionam de um jeito bem diferente:
| Ponto | W2 · funcionário | 1099 · contratado |
|---|---|---|
| Imposto | A empresa retém e recolhe. Paga metade do FICA, 7,65%. | O contratado paga o próprio imposto, o self-employment de 15,3%. |
| Controle | Você define horário, ferramenta e como o serviço é feito. | Ele decide como executa. Você contrata o resultado. |
| Custo extra | Workers comp, unemployment e benefícios entram na conta. | Sem esses encargos diretos, mas com mais risco de classificação. |
| Documento | Formulário W2 no fim do ano. | W9 no começo, 1099-NEC no fim do ano. |
O IRS usa três frentes para saber se alguém é funcionário ou contratado: controle sobre o comportamento, ou seja quem manda em como o serviço é feito; controle financeiro, quem banca ferramenta e material e como o pagamento é combinado; e o tipo de relação, se é permanente, tem benefício e é o core do negócio. Chamar de 1099 quem trabalha como funcionário não protege você.
Não é teórico. Quando a classificação errada é pega, a conta junta imposto atrasado, multa, juros e custo jurídico. As médias vão de US$10 mil a mais de US$100 mil por trabalhador classificado errado. E a construção está entre os setores que o Department of Labor olha com mais atenção.
Isto é orientação geral, não é aconselhamento fiscal. Antes de definir como contratar, confirme a sua situação com um contador ou advogado. As regras e os valores mudam e variam por estado.
Classificar certo, recolher o imposto certo e não levar multa é trabalho de contador. A contabilidade gerencial da Nexus cuida da folha, do imposto e da classificação para você focar na obra com segurança.
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